אם בעבר בשביל לזמן פגישת עבודה היה צורך לוודא שכלל המשתתפים יכולים להגיע לאותו המקום ובאותו הזמן, המעבר לעבודה מרחוק בשנים האחרונות הקל מאוד על האפשרות לקיים דיונים בהם המשתתפים יכולים להיות כמעט בכל מקום. לצד היתרונות הרבים בעבודה מרחוק, נראה שלחלק מהעובדים יש אצבע קלה על ההדק כשמדובר בזימון פגישות, ואף שרבים מרגישים ששליש מהפגישות מיותרות, בפועל הנתונים מראים שאנחנו מסרבים רק ל-14% מהזימונים.
סמנכ"לית משאבי האנוש של שופיפיי, טיה סילאס, התראיינה לבלומברג ועידכנה על המצב בחברה לאחר מהלך טיהור היומנים שהוכרז בחברה בחודש שעבר: עד כה 12,000 אירועים ביומנים כבר נמחקו ובחישוב שנתי מעריכים בחברה שמדובר בחיסכון של 322,000 שעות, פירטה סילאס בראיון. מהלך ביטול הפגישות המיותרות של שופיפיי כלל ביטול פגישות חוזרות עם יותר משני משתתפים, הרשאה לקיום פגישות עם יותר מ-50 משתתפים בימי חמישי בלבד ואילו יום רביעי הוכרז כיום נקי מפגישות לחלוטין. מנכ"ל שופיפיי, שמספקת תשתית להקמת חנויות איקומרס, הדגיש עם צאת ההוראות החדשות שכשמאשרים השתתפות בדבר מה, למעשה מבטלים את האפשרות לעשות כל דבר אחר.
רק שלוש פגישות גדולות התקיימו באופן שחורג מחלון הזמן שהוגדר לכך ו-85% מעובדי שופיפיי אכן נמנעו מלשבץ פגישות חדשות בימי רביעי. ובכל זאת עדיין מוקדם מדי להעריך כמותית את השיפור בפרודוקטיביות, הוסיפה סילאס. בחברה לא חוששים מפגישות "סוררות" שיתואמו פה ושם שלא לפי ההוראות – "המדיניות הזו נותנת לאנשים את הרשות לומר 'לא' (לזימון), ולחשוב מה ניתן לעשות עם הזמן הזה", אמרה סילאס.
העובדים ב-Curriculum Associates התבקשו להפחית את הזמן המוקדש לפגישות, לדווח על חיסכון בזמן ולשתף באסטרטגיות שלהם לכך ואף הציעה שעונים כתמריץ. לאחר שלושה חודשים, 300 העובדים שהשיבו לסקר דיווחו על חיסכון של 8,000 שעות במצטבר
חברה נוספת בחרה לנקוט במדיניות להתייעלות ארגונית, אך Curriculum Associates, שפועלת בתחום טכנולוגיות חינוכיות (אדטק), לא הגדירה מועדים וכמות משתתפים מותרת. החברה שמעסיקה כ-2,000 עובדים נתנה את הכוח לעובדים לנהל את הזמן שלהם תוך שהיא מעודדת אותם להרגיש בנוח לסרב לפגישות, דווח במגזין פאסט קומפני. העובדים התבקשו להפחית את הזמן המוקדש לפגישות, לדווח על חיסכון בזמן ולשתף באסטרטגיות שלהם לכך ואף הציעה שעונים כתמריץ. לאחר שלושה חודשים, 300 העובדים שהשיבו לסקר דיווחו על חיסכון של 8,000 שעות במצטבר. לצד הזמן הפנוי מפגישות שהצטבר, חלה עלייה ב-workplace happiness. הסקר הראה עלייה בתקשורת פתוחה עם עמיתים ומנהלים וכן התפנה זמן לחשיבה עמוקה ויצירתית יותר.
הפגישה הזו באמת יכולה הייתה להיות מייל או הודעה בסלאק, כך דיווחו חלק מהעובדים שחלקו את הדרכים שלהם לחיסכון בזמן. אחרים מצאו שקיצור זמן הפגישה הוא שהביא להתייעלות אצלם. גם סירוב להשתתף בפגישות בהן העובדים חשו שאינם גורם הכרחי ודומיננטי, היה אסטרטגיה שחלקם נקטו בשביל לנצל את הזמן באופן יותר פרודוקטיבי.
הגישה החדשה בנוגע לניצול זמן עבודה, המוצגת בשתי הדוגמאות, מבוססת על ההנחה שהעובדים יצליחו לנהל את הזמן שלהם ביעילות. אך על הארגון לספק להם באופן מפורש את הביטחון לסרב לבזבז את זמנם, בלי קשר לרמת הבכירות או לסמכויות בחברה.