אני כותב את הכתבה הזו. מתי? זה לא משנה לכם, אולי בדיוק עם הקפה של הבוקר או אולי בכלל כשכולם ישנים בבית. אבל לטובת כל הצדדים נקווה שזה קורה ב"שעות הטובות" שלי.
אתם קוראים את הכתבה הזו. אני לא יודע מתי אתם קוראים אותה אבל אני מקווה שזה קורה "בשעות הטובות" שלכם, כשאתם מרוכזים. ואז אני אצליח להגיד מה שרציתי ואתם תבינו מה שרציתי לומר.
לסוג הזה של תקשורת קוראים תקשורת א-סינכרונית. כמו מכתב או אימייל, תקשורת שבה כל צד יוצר את התוכן מתי שנוח לו וצורך את התוכן כשנוח לו. זאת בניגוד לתקשורת סינכרונית, שהיא תקשורת "חיה" בהשתתפות כל הצדדים באותו מועד, כמו למשל פגישה פיזית, שיחת טלפון או פגישת זום. מכירים את "זה היה צריך להיות אימייל?" - אז זה. למה גררת אותי לאותו מקום באותה כשעה, כשכל הדיון הזה היה יכול להתנהל בתיבת המייל שלנו, כל אחד ואחת והשעות שנוחות לו?
עולם העבודה משתנה, גם בגלל הקורונה אבל לא רק. יש היום יותר מאי פעם ארגונים גלובליים, ארגונים מבוזרים, מקומות עבודה נטולי משרד וכמובן עבודה מהבית. יחד אתם, בא לעולם הצורך בתקשורת א-סינכרונית במקום העבודה.
ולמה לא בעצם? במקום לשכפל את הלכי העבודה במשרד של פעם, רק באונליין, ניתן לאמץ שיטות עבודה חדשות שמתאימות לעולם העבודה החדש. יש כאלו שנשבעים שזו שיטת העבודה הטובה ביותר, הפרודוקטיבית ביותר, אם רק לומדים ליישם אותה נכון
ולמה לא בעצם? במקום לשכפל את הלכי העבודה במשרד של פעם, רק באונליין, ניתן לאמץ שיטות עבודה חדשות שמתאימות לעולם העבודה החדש. יש כאלו שנשבעים שזו שיטת העבודה הטובה ביותר, הפרודוקטיבית ביותר, אם רק לומדים ליישם אותה נכון.
כשהמשרד הוא אופציה בלבד
העבודה הא-סינכרונית זרה לעולם העבודה המסורתי, זה שמבוסס על מקום עבודה פיזי ופגישות. הרבה פגישות. יותר מדי פגישות.
ברוב המקרים, היא החלה ככורח. "נפלנו לתוך זה, כי אלסטיק התחילה כשאני עברתי לאמסטרדם וחשבתי שכל העובדים יהיו מעיר אחת, או אולי שתיים", מספר שי בנון, היזם וסמנכ"ל הטכנולוגיות של Elastic, אחת החברות הגדולות בעולם שעובדת במודל של עבודה מרוחקת. "אני לא אוהב את המונח Remote", מתקן מיד בנון, "כי מרוחק מגדיר בהכרח איזשהו מרכז. ואנחנו פשוט חברה מבוזרת, עם אנשים בכל העולם".
אלסטיק נוסדה ב-2012, עוד הרבה לפני שמגיפה הכתה בעולם. אבל היא חברה שהתחילה ממוצר קוד פתוח שבנון כתב מחדרו, לחיפוש יעיל של מידע במסדי נתונים, כלי שפותח יחדיו עם תומכים נלהבים בכל העולם. הפרויקט כל כך הצליח, שבנון החליט להפוך אותו לחברה מסחרית.
"כשבאתי לגייס אנשים לחברה, התחלתי מהחברים שהכרתי מהקהילה של אלסטיק סרץ', ויצא שאחד גר בפיניקס, אחד בפראג, אחד בברצלונה. התחלנו לחשוב על איך לבנות חברה מבוזרת. זה לא קל, וגילינו כמה דברים לאורך השנים, שואחד מהם זו עבודה א-סינכורנית. כי יש בחברה Time zones שונים, כשמישהו קם בבוסטון מישהו הולך לישון בטוקיו. מבחינתי מה שזה אומר שעיקר ה-Engagement בחברה נעשה בכתב. אתה חייב ללמוד להתבטא טוב בכתב, וזה לא טריוויאלי; כתיבה זו יכולת שאנשים לא מעריכים כשהם באים לגייס תכנתים, אבל לחברה מבוזרת, להתבטא בצורה קצרה וברורה - זה קריטי. הקושי בכתיבה הוא שהמאפיינים בהם גדלת מתבטאים גם בכתיבה. אחד הקו-פאונדרים הוא גרמני ותמיד חשבתי שהוא כועס עלי, אבל לא, הוא פשוט כותב בקצרה ויעילות".
אתם משתמשים באימייל או בסלאק?
"אני מת על אימייל. אני חושב שזה דורש מאנשים לחשוב קצת לפני שהם שולחים ומסרב לענות על אימייל שהוא שורה אחת. בגלל זה אני לא אוהב שמישהו שולח לי 'היי' - מעדיף מחשבות מלאות. הסלאק הוא כיף להיבט החברתי ויש לנו בחברה יותר חדרי צ'אט מעובדים - קבוצות על פיצות ואוכל ולידות, וזה כיף לראות את האספקטים האלו קורים בסלאק".
אלסטיק היא אחת החברות הגדולות בעולם שעובדת בצורה מבוזרת. בנון עצמו חזר לישראל לאחרונה אחרי שנים בניכר. לחברה יש 2800 עובדים, והיא נסחרת לפי שווי של 8 מיליארד דולר. בנון אומר שיש לחברה עובדים במלדיבים, באיי יוון, במלטה, ליד אגם לוך נס ובעוד מקומות אקזוטיים.
זה אומר שאין לכם משרדים?
"יש לנו מלא משרדים, 35 בעולם, כולל בישראל, שהמטרה שלהם היא שאנשים יוכלו לצאת מהבית ולבוא לפגוש אנשים. אבל לא צריך שלכל אחד יהיה שולחן והוא יהפוך אותו למקדש אלא אלו שולחנות חמים, וזה לגמרי בסדר אם אתה רוצה לבוא ב-11 ולעזוב בשלוש. למה שאני ארצה שעובד שלי יעמוד בפקקים? זה לא תורם לאפקטיביות".
"ואז אמרנו: בואו ננצל את זה שאנחנו Remote"
אז אלסטיק נוסדה כחברה מבוזרת בגלל אופי הפיתוח הייחודי בעולם הקוד הפתוח. עבור חברות רבות אחרות, זו הייתה הקורונה.
"הקמנו את Twingate בדיוק באמצע של הקורונה בסן פרנסיסקו. בהתחלה ישבנו עוד במשרדים אבל אז כמובן שעברנו לעבוד מהבית וגילינו שכולם יותר פרודקטיביים ויש להם יותר זמן לעשות דברים אחרים", מסביר ערן קמפף, מנהל הפיתוח של החברה שעוסקת, אירוני או לא, בפתרון גישה מרחוק למשאבי הארגון שמחליף את ה-VPN. "ואז אמרנו, בוא ננצל את זה שאנחנו Remote ונעשה גיוס עובדים בכל מקום, כי איפה שהחברה נוסדה, בעמק הסיליקון, יותר קשה לגייס עובדים אפילו מאשר בישראל".
טווין-גייט מעסיקה 60 עובדים, מכל מקום. עם משרד קטן בישראל בחלל עבודה משותף למי שמעוניין בכך ועד לאחרונה היה משרד אוקראיני "כי הם רצו את זה", אומר קמפף. הוא כרגע כמובן לא פעיל.
איך העבודה מתבצעת בפועל?
"מתנהלים בסלאק לתקשורת שוטפת ויש Notion (תוכנת ענן ליצירת מסמכים משותפים, א"ז) לניהול הידע בחברה. ואז למשל אם למשל לפני פגישה כל אחד כותב על מה הוא עובד, ולא צריך לבזבז זמן בפגישה על עדכונים. וברמה החברתית, נוצרו אשכולות כאלו, קבוצות אזוריות, ב-Bay Area, בניו יורק, בישראל. ואם הם רוצים להיפגש לצהריים, אנחנו נותנים להם קרדיט להזמין ארוחה".
עוד חברה שבחרה ב-Remote First (היינו, יש משרדים אבל הם רשות בלבד) כדרך חיים היא חברת Brex - יוניקורן פינטק אמריקאי שרכשה בקיץ בישראל סטארט אפ בשם Weav ומאז יש לה "סניף" ישראלי. וויב עצמה הוקמה באמצע הקורונה, גייסה בקורונה ונמכרה בקורונה. המייסד של הסטארט אפ וכעת מנהל הסניף המקומי נדב לידור מסביר: "ברגע שחברה היא רימוט, יש א-סינוכרניות מובנית בעבודה. נושא ה-Time Zones לא טריוויאלי גם בין החוף המזרחי למערבי בארה"ב, על אחת כמה וכמה כשהופכים להיות חברה גלובלית".
מה היתרונות של שיטת העבודה הזו?
"הרבה פעמים בחברות מסורתיות עובד במשרד מרוחק מרגיש באמת מרוחק, שההחלטות מתקבלות איפשהו בניו יורק או סן פרנסיסקו, אבל כשכולם רימוט זה לא מרגיש ככה. עוד דבר שהא-סינכרוניות מביאה זה שהיא מנקה הרבה הסחות דעת - התרבות המשרדית מלאה בהסחות דעת".
תומכי השיטה הא-סינכרונית טוענים שבזכות הפסקת הסחות הדעת הבלתי נגמרות, ההתרעות הקופצות וההפרעות הפיזיות, העובד יכול להגיע למצב של "עבודה עמוקה" או "Flow"
זו אחת הנקודות המרכזיות לגבי עבודה א-סינכרונית: תומכי השיטה טוענים שבזכות הפסקת הסחות הדעת הבלתי נגמרות, ההתרעות הקופצות וההפרעות הפיזיות, העובד יכול להגיע למצב של "עבודה עמוקה" או "Flow", מצב שבו הפרודוקטיביות גבוהה פי כמה ומצב שמקושר בד"כ לסוג של בידוד וניתוק מהעולם החיצוני.
איך העבודה מתבצעת בפועל?
לידור: "פגישות, יש לומר, הן לרוב לא יעילות, אז במקום זה זה אני כותב מסמך בגוגל דוקס בנושא הפגישה, נגיד: 'תקציב למשרד'. ואני אפרט את הסעיפים השונים ואת זה שולחים לכל מי שצריך להיות מיודע וכל מי שצריך להגיב, עם דד ליין. ואם צריך אפשר לקבוע גם פגישה אחר כך, עושים זאת אבל כל הדיון יתנהל סביב המסמך הזה. ואז יש תיעוד".
אתגר גדול עבור חברות מבוזרות שעובדות א-סינכרונית הוא לגשר על מה שנאבד, בעיקר תחושת צוות וחברתיות כמו גם סיעור מוחות. "בפועל מה שאנחנו עושים זה Off site כל כמה חודשים", מסביר לידור. הכוונה לאירוע פיזי שעורכת החברה או צוות בה, בו נפגשים פנים אל פנים. וכן, לרוב צריך להטיס את האנשים לאנשהו בעולם. "ה-Off site הוא הזמנות להכיר ולבנות קשרים, לבנות את התרבות הארגונית לאורך זמן וגם לאירועים האלו אני 'שומר' את הבריינסטורמינג כי זה באמת תהליך שיותר יעיל לעשות פנים אל פנים".
רימוט מוחלט? לא בבית ספרנו
לא במקרה רוב המרואיינים בכתבה זו עובדים בחברות שלא נוסדו בישראל. התרבות הארגונית בהייטק הישראלי פחות מחבבת עבודה מרוחקת. אולי זה קשור למדינה הקטנה שאין בה בעיות מרחק ושעון, אולי לתרבות הניהול הריכוזית משהו, אולי לזמינות הנצחית של העובד הישראלי ותפיסה תרבותית שפחות מקדשת זמן פרטי. יהיו הסיבות אשר יהיו, בישראל פחות שכיח לתת לעובד חופש מוחלט לעבוד מהיכן שהוא רוצה.
בסקר משאבי אנוש שערך ארגון IATI בסוף 2020 (תוך כדי המגיפה יש לציין) נשאלו המנהלים: "האם החברה שוקלת לאפשר עבודה מהבית באופן קבוע?" רק 7.7% השיבו שיאפשר עבודה מלאה מהבית, ואילו 65% מהנשאלים דיברו על חלוקה של 2-3 ימים במשרד בשבוע. הטק הישראלי יותר נוטה ל"עבודה היברידית" עם דרישה של נוכחות פיזית כמה ימים בשבוע. כמה ימים בשבוע והאם הימים קשיחים או גמישים זה כבר משתנה מארגון לארגון.
לפי הדו"ח השנתי של בנק ישראל, ענף הייטק מוביל ב"שילוב עבודה מרחוק", לפחות יום בשבוע מהבית, ביחס לענפים אחרים במשק, אבל גם בענף זה, רק 40% מהעובדים עובדים יום בשבוע מהבית או יותר. או במילים אחרות כ-60% מעובדי הייטק, כך לפי המחקר, מגיעים לעבודה חמישה ימים בשבוע.
חברה חריגה יחסית היא Tailor Brands שפתחה מנוע בינה מלאכותית למיתוג עסקים. "אנחנו מאפשרים עבודה מכל מקום ואין שעות קבועות", מסר יהלי סער, מייסד ומנכ"ל חברה. "הייתי מעריך ש-50% מהעבודה נעשית בתצורה א-סינכרונית, אבל בעיקר בצוותים שבחרו לעבוד ככה וזה מתאים לסגנון שלהם: צוותי פיתוח וצוותי מוצר למשל".
על היתרונות והחסרונות הוא אומר: "אני חושב שהיתרון הגדול של עבודה מהסוג הזה זה שהיא מאפשרת תכנון טוב יותר וגורמת לאנשים להשקיע יותר מחשבה בכל דבר שהם עובדים עליו. כשאתה צריך לנסח את עצמך באופן בהיר אתה הרבה פעמים גם מבהיר לעצמך דברים. עבודה א-סינכרונית מייצרת הרבה יותר תיאום ותיעוד ארגוני, כי כל תקשורת כתובה מחייבת הרבה יותר קונטקסט. בנוסף, היא מעלה את כמות העבודה העמוקה שאדם יכול לעסוק בה כי כל אחד יכול להגדיר את הזמנים שבהם הוא עונה להודעות. החסרונות הם שזה מעצים בעיני את תחושת הניתוק מהצוות, מוריד את כמות ההפריה ההדדית - ויכול להוריד את קצב הפיתוח של דברים דחופים. לכן אני חושב שהשאלה היא לא האם זה מועיל אלא מתי".
במרץ 2020, חברות רבות התחילו לחפש מודלים חדשים לעבודה מהבית ויצירת סביבת עבודה אפקטיבית בתנאי הסגר "אנחנו עברנו למודל של עבודה מרחוק ולאחר מכן למתכונת של עבודה היברידית, עברנו ממצב שבו התראינו על בסיס יומיומי וסגרנו הרבה נושאים בשיחות מטבח ומסדרון למצב שבו כל דבר קטן מחייב תיאום מראש בשיחת זום. גילינו שקשה לתפוס את כולם באותו הזמן והחלופה לזום היא עבודה אסינכרונית. במקום להתכנס לשעה ספציפית ולדון בנושא מסוים, מתעדים את הפגישה ואת צעדי ההמשך שעולים ממנה על גבי המערכת של מאנדיי ברמה טקסטואלית וכך מתנהלת העבודה", מעיד דניאל ברוך, ראש צוות פיתוח ומחקר בחברת מאנדיי.
זה דורש הרבה מאוד השקעה, לכתוב ולקרוא את כל תולדות הפרויקט, במקום לסגור עניינים בזום של שעה?
"זה באמת דורש הרבה מאוד השקעה בתיעוד ובניהול של השיח ולפעמים ההשקעה הזו גדולה יותר מהרווח, ולכן צריך להחליט מתי, למרות הקושי המסוים בתיאום, עדיף לקיים פגישה בזום ומתי לעבור לתקשורת כתובה. מדובר במודל משולב. מעולם לא התכוונו להחליף לחלוטין את הפגישות אלא לצמצם אותן, פחות שיחה של עדכוני סטטוס ויותר פגישות של סיעור מוחות ועבודה מפוקסת. היתרון בעבודה מבוססת על כתיבה הוא כמובן הגמישות בשעות העבודה, וגם התיעוד עצמו. אפשר לחזור לחומרים גם אחרי שבועיים ושלושה. למעשה תמיד בפרויקטים מורכבים וארוכי טווח אנחנו מנהלים את העבודה בצורה הזו כדי להרוויח את התיעוד. בנוסף, יש גם שקיפות של המידע וזה פותר את בעיית הזמינות של אנשים בצוות וגם מאפשר למישהו חדש שנכנס לצוות קריאה אחורה של היסטוריית הפרויקט והבנה מלאה שלו. למשל, בשלב שבו הורים היו עם הילדים בבית שהיו ללא מסגרות חינוך ושעות העבודה לא התנהלו באופן מסודר, היה מאוד נוח כשכל המידע היה נגיש לכולם בכל שעה״.
עד כמה העבודה היומיומית מתנהלת בצורה טקסטואלית?
"הצוות שלי התחיל פיילוט אסינכרוני לחלוטין במהלך הקורונה למשך חודשיים, ועם הזמן ראינו שיש דעיכה מסויימת כי זה מחייב השקעה רבה מאד לעומת האלטרנטיבות. בנוסף, לא כולם רוצים או יכולים להתבטא טוב בכתב ואז עולה הצורך לשוחח. כיום אנחנו ממשיכים לעבוד בצורה אסינכרונית במקרים שבהם אנחנו מרגישים שזה יעיל והגיוני - אם יש פרויקטים קצרים שאפשר לפתור מהר אנחנו עובדים בפורמט סינכרוני ולעומת זאת משוחחים או סוגרים דברים בזום במידת הצורך גם כשעובדים במודל אסנכרוני. השילוב בין שתי צורות העבודה הוא הנכון והיעיל ביותר - כך שאפשר ליהנות מהיתרונות של כל אחת מהן".
זום או לום? תקשורת א-סינכרונית: כך תעשו זאת נכון
על שלוש "משפחות" של תוכנות עומדת העבודה הא-סינכרונית. הראשונה בהן, תוכנות תקשורת טקסטואלית, מייל או צ'אט, לפי נטיית הלב של הארגון.
"אני אישית חושבת שהאימייל פג תוקפו, במיוחד בקורפרייט שנערמת בו ערמה של ג'אנק בכמויות שאי אפשרות להתמודד איתן", מסבירה רינה ארטשטיין, Tech lead בגוגל קלאוד ופריקית של פרודוקטיביות. "אבל הצ'אט יש איתו בעיה שחלק מתייחסים אליו כתקשורת סינכרונית וחלק כתקשורת א-סינכרונית". זה תלוי בתרבות הארגונית והצפייה למענה מהיר או מושהה שנהוגה בחברה.
"לכן כל צוות צריך לעשות לו חוקים מה שולחים ובאיזה פורום. זאת אומרת, גם אם אתה רוצה לשלוח את ההודעה ב-11 בלילה, תתזמן אותה ל-9 בבוקר, כדי לא למתוח לכולם את יום העבודה", אומרת ארטשטיין.
הכלי השני הוא המסמך המשותף, כאשר רוב הארגונים משתמשים בגוגל דוקס או ב-Notion למשימה הזו. ארטשטיין: "כל תקשורת שהיא מעבר לשיחה קצרה חייבת להיות מועתקת או להתנהל על מסמך משותף, אינטראקטיבי. אלו כלים נוחים לקבל החלטות, לתקשר החלטות ושדברים לא ילכו לאיבוד. בצ'אט או במייל מישהו יכול להתייחס רק לנקודה מסוימת ו'לחטוף' את השיחה לכיוון אחד".
על משקל האמירה המפורסמת "הפגישה הזו הייתה צריכה להיות אימייל", ארטשטיין פרסמה רשימה: "האימייל הזה היה צריך להיות מסמך".
המשפחה השלישית של התוכנות הן מעולמות הוידאו. אבל זום מיועדת לתקשורת סינכרונית, עבור תקשורת א-סינכרונית קמה לה מתחרה: Loom. בפשטות, התוכנה מאפשרת להקליט עיגול וידאו קטן של הדובר במקביל לשיתוף מסך. "עבור אנשי פרודקט זה פתרון מעולה", מסביר עדי שמורק, יועץ לחברות סטארט אפ, בעולמות המוצר. "נגיד אני רוצה לתת משוב על דף נחיתה, אני משתף מסך ומראה את הדברים בלום. הסרטון מוקלט והלקוחות יכולים לראות את זה כמה שהם רוצים, לעשות פאוז בכל נקודה ושום דבר לא הולך לאיבוד".
עם זאת, בסרטון ה-Loom ששלחתי לעורכת שלי לפני שלושה שבועות, היא טרם צפתה.
מקורות וקריאה נוספת: סקירה של מגזין HBR על עבודה א-סינכרונית; ראיון עם אמיר סליחפנדי, מנכ"ל חברה טודואיסט, בפודקאסט "עוד פודקאסט לסטארטאפים" וגם פוסט שלו בבלוג של טודואיסט; מאמר במדיום של סטיב גלאבסקי על 5 דרגות הפרודוקטיביות של עבודה מרחוק (למה רובנו תקועים ברמה 2).